Problemele in activitatea departamentelor de HR nu sunt o noutate – erori de calcul, omisiuni, date neactualizate, raportari intarziate, comunicare deficitara si lista poate continua. Realitatile operationale justifica adeseori aceste evenimente dar identificarea posibilelor explicatii nu este decat un prim pas insuficient pentru procese eficiente si scalabile. Campania Benefiq „INLOCUIESTE EXPLICATIA CU APLICATIA” este o invitatie la dialog adresata tuturor organizatiilor. Am identificat o serie de „situatii” reale, extrem de familiare suntem convinsi, pentru care am formulat solutii practice. Vestea buna este ca toate aceste solutii sunt accesibile si usor de implementat. In plus, daca te confrunti cu o alta situatie pentru care ai gasit explicatia dar nu si solutia, nu ezita sa ne contactezi.
SOLUTIE: Benefiq HR permite vizualizarea datelor si documentelor angajatilor doar in functie de drepturile de acces specifice fiecarui utilizator, diferentiat pentru fiecare proces in parte; in plus, optiunile de adaugare, modificare, anulare sunt si ele controlate prin intermediul rolurilor create dinamic si customizat. Parolele se actualizeaza periodic iar accesul utilizatorilor este anulat la data incetarii contractului de munca.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: nivel de protectie scazut, confidentialitate vulnerabila
Cu Benefiq HR: nivel de protectie ridicat, doar acces autorizat
SOLUTIE: Benefiq HR permite emiterea bulk a documentelor HR (CIM, Acte aditionale, Decizii incetare etc.). Interfetele asigura preluarea datelor minimale si generarea automata a tuturor documentelor, in functie de template-ul selectat, grupat si sortat pentru maxima eficienta si in procesul de printare. Actiunile complementare sunt realizate automat (ex. raportare Reges, actualizare date angajat, raport modificari pentru calcul salarial etc.).
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: durata proces complet 100 modificari intre 8 si 20 ore; 50% risc erori
Cu Benefiq HR: durata proces complet 100 modificari maxim 2 ore; 10% risc erori
SOLUTIE: Benefiq HR centralizeaza toate modificarile lunare cu impact in calculul salarial al lunii de referinta. Fara efort suplimentar, utilizatorii au acces la un raport complet care detaliaza toate tipurile de tranzactii. Printr-o simpla operatiune de export – import, aceste tranzactii sunt preluate in aplicatia de calcul salarial (interfata custom de actualizare date). Utilizand aplicatia, nu trebuie sa te mai bazezi pe memorie sau sa lucrezi ore intregi sa centralizezi modificari operate in timpul lunii. Informatiile se introduc o singura data reducandu-se astfel semnificativ numarul posibilelor erori si timpul de procesare.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: introducere multipla a acelorasi seturi de date si risc mare de erori
Cu Benefiq HR: o singura introducere a datelor si propagare corecta a datelor
SOLUTIE: Aplicatia Benefiq HR este prevazuta cu un dashboard interactiv, actualizat in timp real, care permite vizualizarea rapida a indicatorilor specifici proceselor HR (nr intrari in luna, numar iesiri, FTE, Headcount etc.). In plus, libraria de rapoarte asigura disponibilitatea datelor raportate cu frecventa prestabilita printr-un singur click. Daca acestea nu sunt suficiente, utilizatorii autorizati pot concepe rapoarte noi, fara interventia departamentului IT. Rapoartele pot fi exportate in format xls. sau .pdf, fara sa fie necesare prelucrari suplimentare. Toate aceste functionalitati sunt disponibile online, 24/7.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: timp suplimentar pentru raportare
Cu Benefiq HR: rapoarte disponibile in timp real
SOLUTIE: Benefiq HR permite preluarea statelor lunare si generarea automata de fluturasi detaliati, 100% customizati care pot include toate explicatii si detaliile referitoare la modul de calcul al drepturilor salariale, intr-un format structurat si prietenos. Atat denumirile cat si ordinea elementelor din fluturasi pot fi editate pentru maxima relevanta. Template-urile de fluturasi disponibile in aplicatie nu sunt limitate din punct de vedere al numarului de elemente si pot include oricate explicatii suplimentare, intr-un limbaj clar, usor de inteles pentru fiecare categorie de angajati. Accesul self-service asigura disponibilitatea informatiei in cel mai scurt timp, in mediu securizat si fara sa fie necesara interventia departamentului de HR. Modificarile de politica (ex: introducere bonus) sunt operate facil printr-o simpla sincronizare.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: mult timp alocat „explicatiilor”, posibile probleme de limbaj
Cu Benefiq HR: proces transparent, limbaj accesibil, usor de inteles
SOLUTIE: Disponibilitatea informatiilor relevante referitoare la istoricul angajatilor in organizatie este un element vital pentru un management eficient si proactiv. Fie ca este vorba de istoricul disciplinar, promovari, vechime in companie (munca), istoricul veniturilor, cursuri, certificari sau eligibilitatea pentru un anumit program, accesul la date este fundamental pentru un proces decizional corect si fara intarzieri. Benefiq HR este un punct de informare actualizat, disponibil 24/7. In plus, aplicatia include si un modul extins de gestiune a evenimentelor, prin intermediul caruia actualizarea statusului angajatilor se realizeaza cu efort minim si acuratete maxima. Corelatia cu dosarul electronic al angajatului se realizeaza automat, iar eventuala lipsa a anumitor documente justificative este semnalata in timp real.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: decizii subiective, risc major de inechitabilitate
Cu Benefiq HR: decizii fundamentate pe informatii complete si acurate
SOLUTIE: Benefiq HR asigura coerenta procesului de evidenta a zilelor de concediu. Fluxurile de planificare/ aprobare/ anulare a cererilor sunt setate in conformitate cu regulile interne. Soldurile de zile de concediu sunt disponibile in timp real in doua variante, ambele relevante pentru evaluarea situatiei: disponibil pana la final an si disponibil in functie de perioada efectiv lucrata. Aplicatia permite si limitarea disponibilului la numarul de zile de concediu la care angajatii au dreptul proportional cu timpul lucrat. Rapoartele care stau la baza calculului provizioanelor sunt disponibile la un simplu click. Accesibila 24/7, aplicatia reduce la minim riscul asociat eventualelor modificari ale perioadelor de concediu planificate. Actiunile fiecarui user sunt atent monitorizate pentru maxima transparenta si control. Inchiderea pontajelor lunare se realizeaza la data la care face sens din punct de vedere calcul salarial. Situatiile centralizate si validate sunt astfel disponibile pentru preluarea in aplicatia de calcul fara sa fie necesare prelucrari si verificari suplimentare. Solicitarile de clarificari se reduc la minimum.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: proces necontrolat, reactiv care genereaza procese laborioase de reconciliere; impredictibilitatea costurilor
Cu Benefiq HR: proces controlat, proactiv si transparent, procese de reconciliere reduse la minim; predictibilitate financiara
SOLUTIE: Evidenta si gestiunea grilelor de bonusare si pachetelor de beneficii nu a fost niciodata mai simpla. Benefiq HR permite setarea componentelor active, cu indicarea perioadei de valabilitate si a regulilor de eligibilitate si calcul. Utilizatorii cu drepuri de administrare Comp & Ben pot defini fiecare componenta (ex: prima bruta, prima neta, avantaj in natura, tichete), mai multe tipuri de componente de acelasi fel dar cu scop/ denumire interna diferite, frecventa de acordare (ex: lunar, trimestrial, anual, on-spot), formula de calcul si intervalele de referinta (ex.: nivel minim, nivel maxim). Regulile de eligibilitate se pot seta atat la nivel de grupuri de angajati cat si la nivel individual (pentru situatii exceptionale). In fiecare luna, persoanele cu rol decizional primesc automat solicitari de input. Interfata de input date permite import si include criterii de validare pentru aplicarea corecta a regulilor. Nici o „promisiune” nu este uitata, nici un tip de bonus nu este omis, iar datele pentru calcul salarial sunt disponibile fara sa fie necesare prelucrari suplimentare, care necesita atentie si timp.
EFECT/ IMPACT:
Fara Benefiq HR: efort major pentru verificari si validari sub presiunea timpului; lipsa de transparenta; risc mare de omisiuni/ erori datorat si nr. mare de operatiuni manuale
Cu Benefiq HR: procese transparente si scalabile; timp de procesare minimal; mai mult timp pentru verificari si validari; risc minim de omisiuni/ erori; 0 operatiuni manuale
PENTRU INFORMATII SUPLIMENTARE
Vizualizeaza prezentarile solutiilor software BENEFIQ aici
SAU Contacteaza-ne pentru un DEMO si o SESIUNE DE EVALUARE a potentialului real de automatizare, gratuit, la sediul tau, cu unul dintre seniorii nostri specializati in proiecte de crestere a eficientei operationale HR.
Contact direct:
Mobil: +40721 244 482/ +40732 820 843/ +40722 632 414
Email: support@benefiq.ro