ASIGURAREA CONFIDENTIALITATII DATELOR
INTRO

In contextul economic si legislativ actual, marcat de un nivel ridicat de competitivitate accentuat de fluctuatia fara precedenta a personalului, confidentialitatea datelor este importanta pentru ca:

  • Esecul in a proteja si securiza date si procese confidentiale poate avea ca efect direct pierderea clientilor
  • Accesul neautorizat la date confidentiale poate genera fraude si litigii
  • Informatiile cu caracter senzitiv, accesate si distribuite necontrolat, pot atrage probleme majore de retentie, demotivare si lipsa de incredere in randul angajatilor

 

In mod suplimentar, companiile trebuie sa ia in considerare noile prevederi legale referitoare la protectia datelor cu caracter personal si sa raspunda activ prin politici si procese adecvate.

EXPERIENTA PRACTICA

O cultura organizationala bazata pe transparenta nu trebuie sa fie confundata cu o lipsa de confidentialitate a datelor. In timp ce transparenta se traduce prin politici coerente, comunicate corect si complet, confidentialitatea vizeaza in principal protectia si securitatea datelor clasificate ca sensibile, prin restrictionarea accesului. Simpla clasificare a unui tip de informatie ca „privata si confidentiala” nu este suficienta. Organizatiile, prin responsabilii de proces, trebuie sa ia toate masurile ce se impun ca intregul circuit al informatiei sa fie controlat din punct de vedere al accesului si nivelului de autorizare, in special in cazul proceselor complexe ce presupun multiple interactiuni (ex. consolidarea datelor pentru calcul salarial) intre multiplii responsabili, cu utilizarea unui set diversificat de canale de comunicare (email, documente fizice, raportari etc.).

SOLUTIA BENEFIQ IN PRACTICA

Pentru asigurarea unui nivel de confidentialitate ridicat, sustinut de proceduri si practici de lucru, recomandam:

  • Externalizarea proceselor ce presupun prelucrarea de date confidentiale (ex.: activitatile specifice proceselor de administrarea personal – cel putin pentru grupe de angajati cheie/ TESA)
  • Externalizarea completa a responsabilitatii de intocmire si depunere REGES (fisierele .rvs contin informatii complete referitoare la conditiile contractuale ale tuturor angajatilor – ex. salarii)
  • Externalizarea procesului de calcul salarial
  • Asigurarea accesului la date si rapoarte pentru suport decizional in mediu controlat si securizat – aplicatia BenefiqHR permite setarea specifica a nivelurilor de acces si definirea detaliata a drepturilor de actiune/ aprobare.